處理客戶投訴

投訴的定義
“投訴”被認為是“任何涉及與本公司提供的服務有關的口頭或書面聲明，及由本公司（員工）控制的活動所引起的申訴。”

本公司在線公開地提供所有提出投訴的必要的指示和方法，客戶可根據這些指示和方法提出投訴。

文件詳細資料
如果發生客戶投訴，則記錄以下主要詳細信息：
-提出投訴的客戶身份
-承諾向客戶提供服務的員工身份
-有關員工所屬的部門
-收到投訴的日期
-投訴詳情-完整說明
-客戶在財務上遭受的潛在損失的程度
-本公司對上述投訴的答覆的日期和摘要
-投訴參考編號

通知投訴經理
任何與有關本公司或主要股東或任何員工或其他任何相關人員的所有投訴，無論是口頭或書面的，必須立即帶到投訴經理和總經理的注意。

總體程序：
客戶可以在線，以書面形式，通過電子郵件(cs.support@plotiohk.com)提交投訴。 因此，指定人員將根據本手冊的特定部分進行處理：“處理客戶投訴” 。

所有投訴提交的聯繫方式，表格和相關信息均可透過聯繫本公司的電子郵件(cs.support@plotiohk.com)取得。

本公司一般在5天內確認投訴人收到投訴。

然後指定處理投訴的員工請客戶，公司人員或任何認為必要的相關人員提交報告，以簡化投訴的調查程序和相應的內部流程。

如果指定處理投訴的員工在客戶提交投訴後的1個月內沒有總結調查結果，則本公司將書面通知客戶調查進度。

本公司必須作出回應的期限不超過3個月。

調查結束後，指定處理投訴的員工將報告提交給經理，並在認為必要時將其提交給董事會，最後，董事會中的任何一個成員將決定採取糾正措施。 此類決定會盡快傳達給客戶。

在線提交客戶信息：
本公司的投訴申請表（可在線公開取得）要求以下客戶信息：

名稱，帳號，地址，電話，指定給客戶提供服務的公司員工（如果有的話），與投訴有關的公司員工（如果有的話），投訴詳細信息，日期，客戶的簽名。

保留投訴文件
指定員工保留所有投訴的中央記錄，其中包括前面提到的文檔詳細信息。

保留適用的監管機構規則
本公司定期訪問適用的監管機構的規則及其可能不時做出的所有增補和修改，以及該監管機構做出的所有解釋性裁決，任何客戶可以對所有增補和修改的規則提出詢問。